Google Workspace: cos'è oggi, che cosa cambia con Gemini e di cosa risponde l'azienda

Google Workspace è la suite che Google vende alle aziende per la posta, il calendario, i file e i documenti condivisi, e per chi la cerca ancora con il nome vecchio, G Suite, il primo ostacolo è che quel nome descrive un prodotto che non esiste più. La sostanza è rimasta, la casella di posta sul dominio dell'azienda e quattro persone che scrivono nello stesso file nello stesso momento, ma il perimetro si è allargato in una direzione che dieci anni fa non era nel disegno di nessuno.

La direzione è l'intelligenza artificiale generativa dentro le applicazioni che l'azienda apre già ogni mattina, e la data che conta è il 15 gennaio 2025: da quel giorno Gemini ha smesso di essere un componente aggiuntivo da comprare a parte ed è entrato nei piani Business ed Enterprise, senza add-on. Chi amministra un dominio Workspace si è quindi trovato in casa un assistente capace di leggere la posta, i documenti e i file dell'azienda senza aver firmato niente di nuovo per averlo.

Ed è qui che la domanda smette di essere tecnica. Il contratto con Google copre il trattamento dei dati personali, e lo copre in modo esplicito; l'AI Act, che è un'altra norma e chiede altre cose, non lo copre nessun contratto con un fornitore, perché gli obblighi che introduce cadono direttamente sull'azienda che accende lo strumento. Le due cose si confondono spesso, e la confusione è comoda, perché fa sembrare chiuso un adempimento che nessuno ha aperto.

Che cos'è Google Workspace

Google Workspace è un abbonamento con cui un'organizzazione porta dentro il proprio dominio gli strumenti che tutti conoscono nella versione gratuita. Gmail diventa la posta nome@azienda.it invece di un indirizzo su gmail.com, Calendar diventa il calendario che i colleghi possono leggere e prenotare, Drive diventa lo spazio dove i file dell'azienda stanno per contratto e non per abitudine, e Documenti, Fogli e Presentazioni diventano il posto in cui il lavoro si scrive insieme invece di girare in allegato. Accanto a questi ci sono Meet per le riunioni, Chat per la messaggistica interna, Moduli per la raccolta strutturata di risposte e Vids per i video.

La differenza sostanziale rispetto agli account personali, quella che a Google conviene raccontare meno perché non si vede in una schermata, non è nessuna di queste applicazioni: è la Console di amministrazione. Con un dominio Workspace esiste un amministratore che crea e sospende gli utenti, impone la verifica in due passaggi, decide quali dispositivi possono aprire la posta aziendale, stabilisce se un file può uscire dall'organizzazione e, quando una persona lascia l'azienda, riprende il possesso di quello che ha scritto. Su una casella gratuita quella persona se lo porta via, e non c'è nulla da fare.

È la ragione per cui la domanda ricorrente, qual è la differenza fra Gmail e Google Workspace, ha una risposta che non riguarda le funzioni della posta ma la proprietà: nel primo caso i dati sono di chi ha aperto l'account, nel secondo sono dell'azienda, e l'azienda risponde di come vengono trattati. Tutto quello che segue in questo articolo, comprese le parti normative, discende da questa distinzione e non da un elenco di funzionalità.

Le versioni, e che cosa le separa davvero

I piani si dividono in due famiglie. La famiglia Business, con le versioni Starter, Standard e Plus, è pensata per le organizzazioni fino a un certo numero di postazioni; la famiglia Enterprise, con Standard e Plus, è quella per cui il prezzo si negozia e in cui compaiono i controlli che un reparto IT strutturato chiede prima di firmare. Esistono inoltre le versioni Essentials per chi vuole la collaborazione senza spostare la posta, Frontline per il personale che lavora in turni e senza scrivania, e i profili dedicati alla scuola e al non profit.

Le tre cose che cambiano scendendo o salendo di piano sono lo spazio, la sicurezza e i limiti delle riunioni. Lo spazio è messo in comune fra gli utenti del dominio e non assegnato a testa, il che significa che il conto si fa sul totale e non sulla singola persona; la sicurezza cresce per gradi, dai controlli di base fino alla prevenzione della perdita di dati, alla conservazione a fini legali e alla crittografia lato client, che è l'unico meccanismo in cui le chiavi restano in mano al cliente e nemmeno Google può leggere il contenuto; i limiti delle riunioni riguardano il numero di partecipanti, la registrazione e il resoconto automatico.

Sui prezzi questo articolo non porta cifre, e la scelta è deliberata. I listini di Google cambiano, si dichiarano in valuta locale e sono soggetti a promozioni e a condizioni di contratto annuale o flessibile: un numero scritto qui sarebbe vecchio prima di essere letto e sbagliato per metà dei lettori. Il posto in cui si leggono è la pagina dei piani sul sito di Google Workspace, e la sola cosa utile da dire in un articolo è che il confronto va fatto sul costo per postazione per dodici mesi, comprensivo del cambio di piano che l'inclusione di Gemini ha portato con sé, e non sul prezzo di listino del mese in cui si guarda.

Gemini dentro Workspace, e la data che conta

Prima del 15 gennaio 2025 le funzioni di intelligenza artificiale generativa dentro Workspace si compravano come componente aggiuntivo: esistevano gli add-on Gemini per le applicazioni Workspace, si pagavano per postazione oltre all'abbonamento, e chi non li aveva comprati non vedeva Gemini da nessuna parte. Da quella data Google ha incluso le funzioni di AI nei piani Business ed Enterprise e ha ritirato dalla vendita gli add-on, portando insieme un adeguamento dei listini che è la parte che i clienti hanno notato per prima.

Che cosa fa, in concreto, dentro le applicazioni. In Gmail riassume un thread lungo e scrive una bozza di risposta partendo da un'indicazione in una riga; in Documenti genera e riscrive testo avendo davanti il documento aperto; in Fogli costruisce tabelle e formule a partire da una descrizione; in Presentazioni produce le slide e le immagini; in Meet prende appunti durante la riunione e migliora audio e video. Accanto a questo c'è l'applicazione Gemini a sé stante, dove si lavora su un compito più lungo e si possono costruire assistenti specializzati, e c'è NotebookLM Plus, che ragiona su un insieme di documenti caricati invece che sulla conoscenza generale del modello.

La conseguenza organizzativa è più interessante della lista. Un assistente che vive dentro la posta e dentro il disco dell'azienda non è uno strumento che le persone vanno a cercare: è uno strumento che le trova, in un pannello laterale, mentre stanno facendo un'altra cosa. L'adozione, per una volta, non è il problema; il problema è che l'adozione avviene comunque, anche dove nessuno l'ha decisa, ed è precisamente lo scenario che le due sezioni seguenti servono a inquadrare.

Dove finiscono i dati che dai a Gemini

La domanda che un responsabile IT fa per primo è se il testo che un dipendente incolla nel pannello di Gemini vada ad addestrare i modelli di Google. La risposta sta nei termini contrattuali, non in una pagina di marketing, e ha due parti. La prima: i prompt degli utenti sono trattati come dati del cliente ai sensi del Cloud Data Processing Addendum, cioè ricadono nello stesso regime contrattuale della posta e dei file. La seconda: Google si impegna a non usare i dati del cliente per addestrare o affinare i propri modelli generativi senza una autorizzazione o un'istruzione preventiva del cliente.

Quell'addendum è anche il documento che assegna i ruoli, e lo fa in una riga che vale la pena leggere per come è scritta: Google è responsabile del trattamento e il cliente è titolare, o a sua volta responsabile quando i dati gli arrivano da un terzo. Tradotto nel linguaggio di chi deve rispondere a un'autorità, le finalità e i mezzi del trattamento li decide l'azienda che ha comprato Workspace, non Google, e i ruoli del GDPR valgono qui esattamente come valgono su qualunque altro fornitore.

Restano due questioni che l'addendum non chiude da solo. La prima è dove i dati si trovano fisicamente e a quali condizioni escono dallo Spazio economico europeo, che è la materia in cui conta il trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti e il quadro giuridico che lo regge. La seconda è che Gemini vede quello che l'utente vede: se i permessi su Drive sono larghi, l'assistente riassumerà cartelle che quella persona non avrebbe dovuto aprire, e non sarà un difetto dell'AI ma il vecchio disordine dei permessi diventato improvvisamente leggibile. Prima di accendere Gemini su un dominio conviene guardare le condivisioni, non i termini di servizio.

Il contratto con Google e l'AI Act non sono la stessa cosa

Qui sta l'equivoco che gira nelle riunioni: l'idea che avere in essere l'addendum sul trattamento dei dati con Google metta l'azienda a posto anche sull'AI Act. Non è così, e le due cose non si sovrappongono in nessun punto. L'addendum è uno strumento di protezione dei dati personali: disciplina il rapporto fra titolare e responsabile del trattamento, le misure di sicurezza, i sotto-responsabili, l'assistenza nelle richieste degli interessati. È il pezzo di carta che serve per il GDPR, ed è quello giusto per il GDPR.

L'AI Act è il regolamento (UE) 2024/1689, in vigore dal 1° agosto 2024, e ragiona su un asse diverso: non chi tratta i dati, ma chi fornisce e chi utilizza un sistema di intelligenza artificiale. Nel suo lessico chi fornisce è il fornitore e chi lo usa sotto la propria autorità è il deployer, definito come la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica o l'organismo che utilizza un sistema di IA sotto la propria autorità, salvo il caso dell'uso personale non professionale. Un'azienda che accende Gemini sul proprio dominio Workspace rientra in quella definizione, e ci rientra per il fatto di usarlo, non per averlo scritto in un contratto. Quali obblighi le tocchino poi in concreto dipende da come quel sistema viene qualificato e da che cosa se ne fa, ed è una valutazione caso per caso: qui si nomina l'obbligo, non si chiude l'analisi.

Gli obblighi del deployer non sono cedibili al fornitore, ed è la ragione strutturale per cui nessun addendum li assolve. Il più immediato è quello dell'articolo 4 sull'alfabetizzazione in materia di IA: fornitori e deployer adottano misure per garantire, nella misura del possibile, un livello sufficiente di alfabetizzazione del proprio personale e di chiunque si occupi del funzionamento e dell'uso dei sistemi di IA per loro conto, tenendo conto delle competenze, dell'esperienza e della formazione delle persone e del contesto in cui i sistemi sono usati. Quell'articolo si applica dal 2 febbraio 2025, cioè da prima che molte aziende si accorgessero di avere Gemini attivo.

Il calendario del regolamento è a scaglioni e vale la pena tenerlo distinto, perché entrata in vigore e applicazione sono due date diverse e vengono usate come sinonimi. In vigore dal 1° agosto 2024; pratiche vietate e alfabetizzazione applicabili dal 2 febbraio 2025; regole di governance e obblighi sui modelli di IA per finalità generali dal 2 agosto 2025; applicazione generale dal 2 agosto 2026; e le disposizioni sui sistemi ad alto rischio inseriti in prodotti già regolati dal 2 agosto 2027. Va detta anche la ragione per cui l'obbligo del 2025 viene saltato senza che nessuno se ne preoccupi: l'articolo 4 chiede misure, non una certificazione, e non porta con sé un regime sanzionatorio proprio per chi utilizza un sistema che non sia ad alto rischio. Chi ne conclude che allora non morde ha un argomento; ha però anche il problema di dover dimostrare, il giorno in cui qualcuno lo chiede, di aver adottato almeno una di quelle misure.

L'altro obbligo che tocca chi usa Gemini in modo ordinario è la trasparenza dell'articolo 50, che riguarda i contenuti generati o manipolati artificialmente e la loro riconoscibilità. Non è una materia da liquidare in un paragrafo e su questo blog ha un pezzo suo, che spiega quando e come etichettare i contenuti generati: chi produce testi, immagini o video con l'assistente dentro Workspace e poi li pubblica lo trova lì, con i casi e le eccezioni.

Una precisazione che serve al lettore più di un'altra riga di norma: questo non è un parere legale e non lo diventa. Un articolo può dire che cosa impone una norma e dove la norma si legge, e questo è ciò che ha fatto fin qui; non può dire che cosa deve fare la singola azienda, perché la risposta dipende da come i sistemi sono usati, su chi, con quali dati e in quale settore. Chi ha bisogno di quella risposta la chiede a chi la può firmare.

Dove finisce la suite e dove comincia il CRM

Una suite di produttività non è un sistema di gestione dei clienti, e la confusione fra le due cose produce aziende che tengono l'anagrafica dei clienti in un foglio condiviso. La posta e il calendario dicono che una conversazione è avvenuta; non dicono a che punto è la trattativa, chi l'ha in mano, quanto vale e che cosa è stato promesso. Quello è il mestiere di un'altra categoria di software, e che cosa fa un CRM vale la pena averlo chiaro prima di decidere, perché suite e CRM sono strumenti complementari e non alternativi.

Il punto di contatto fra i due mondi è però reale e vale la pena conoscerlo, perché è dove si recupera il tempo che i commerciali passano a copiare informazioni. Un CRM come HubSpot si collega alla casella di posta e al calendario di Google: le email inviate si registrano sulla scheda del contatto, le aperture e i clic si tracciano, le riunioni prenotate nel CRM compaiono su Google Calendar e viceversa. Un dettaglio che quasi nessuno racconta e che poi genera i reclami: la registrazione non è automatica su tutta la posta in entrata e in uscita, avviene quando l'email parte dal CRM, quando si usa l'estensione per il browser o quando si passa dall'indirizzo di copia nascosta dedicato.

Per chi vende online il quadro si completa con il terzo lato, cioè la piattaforma di ecommerce, e il modo in cui il CRM la legge: il connettore nativo con Shopify porta i clienti, gli ordini e i prodotti dentro il CRM senza sviluppo su misura, e da lì la posta aziendale torna a essere solo posta, che è il posto in cui dovrebbe stare.

Lo stesso confine dentro un ecommerce Shopify

Su un ecommerce Shopify il rapporto con Google non passa da Workspace, e la distinzione conta perché è una domanda che i merchant fanno spesso. Workspace governa la posta e i documenti interni dell'azienda; il rapporto commerciale con Google passa dal canale Google e YouTube, che è l'applicazione con cui il catalogo del negozio si sincronizza con Google Merchant Center e da lì arriva nelle superfici di Google. Una volta collegato, i prodotti disponibili sul negozio online vengono sincronizzati e le schede si aggiornano dall'amministrazione di Shopify, senza passare dalla console di Merchant Center per ogni modifica.

Sulle schede gratuite nella scheda Shopping conviene però leggere la condizione che l'help center di Shopify dichiara: la comparsa gratuita nei risultati della scheda Shopping riguarda i negozi idonei che vendono negli Stati Uniti. Per un merchant italiano la sincronizzazione del catalogo resta utile e necessaria, ma la visibilità si compra, e chi pianifica un budget partendo dall'idea che le schede siano gratuite anche in Europa sta pianificando su un presupposto che la documentazione non gli concede. Le altre condizioni sono ordinarie e vanno verificate prima: verifica del dominio, dati di prodotto obbligatori, informazioni di contatto visibili sul sito e costi di spedizione dichiarati, la cui assenza è la causa più comune di rifiuto di un'offerta.

Sul lato AI la simmetria con Workspace è quasi perfetta, e la lezione si trasferisce tale e quale: anche l'amministrazione di Shopify ha le sue funzioni generative, e anche lì la domanda utile non è che cosa sanno fare, ma su quali dati lavorano e chi risponde di ciò che producono. Su questo blog il quadro complessivo di dove l'AI lavora davvero dentro un ecommerce è trattato a parte, con i casi in cui produce un risultato misurabile e quelli in cui produce solo lavoro in più.

Quando Google Workspace non è la scelta giusta

Un confronto in cui la suite di Google vince su tutto non convince nessuno che debba decidere, e il contro-argomento esiste. Il primo caso è l'azienda il cui lavoro vive nei formati di Microsoft e nelle funzioni avanzate dei fogli di calcolo desktop: Documenti, Fogli e Presentazioni aprono e modificano i file di Office conservandone il formato originale, e questo copre la maggior parte degli scambi con l'esterno, ma un modello finanziario costruito su anni di macro e di componenti aggiuntivi non si trasferisce, si riscrive, e il costo di quella riscrittura non compare in nessun confronto per postazione.

Il secondo caso è l'organizzazione la cui identità digitale è già interamente costruita attorno allo stack Microsoft, con le postazioni gestite da quelle policy e gli applicativi verticali che si autenticano lì. Portare la posta su Google si può fare e si fa, ma il progetto è una migrazione di identità, non un cambio di fornitore di email, e chi lo presenta come una questione di costo per utente sta omettendo la voce più grossa del preventivo. Il terzo caso, meno nobile e più frequente, è l'azienda che non ha nessuna intenzione di governare i permessi: su Workspace la condivisione è facile per progetto, e su un'organizzazione che non presidia chi vede cosa quella facilità diventa il suo problema, oggi amplificata da un assistente che quei file li legge tutti.

Il criterio che regge, alla fine, non è quale suite abbia più funzioni: è dove sta già il lavoro delle persone e quanto costa spostarlo. Su questo un fornitore, chiunque sia, non è la parte neutrale della conversazione, e vale la pena dirlo.

Domande frequenti

Che differenza c'è fra G Suite e Google Workspace?

Sono lo stesso prodotto con due nomi in due momenti diversi. Google ha annunciato Google Workspace il 6 ottobre 2020, presentandolo come una nuova identità di marca accompagnata da un'esperienza d'uso più integrata e da nuove versioni in vendita; i clienti con abbonamenti G Suite sono stati trasferiti progressivamente. Continuano a esistere denominazioni distinte per il mondo della scuola e per il non profit. Chi trova ancora scritto G Suite sta leggendo materiale che descrive versioni e applicazioni in parte non più in catalogo, ed è il motivo per cui conviene ricontrollare sul sito di Google prima di fidarsi di una guida trovata in rete.

Qual è la differenza fra Gmail e Google Workspace?

Gmail è un'applicazione, Google Workspace è l'abbonamento che porta quell'applicazione e le altre dentro il dominio dell'azienda. Con Workspace l'indirizzo è sul dominio aziendale, esiste un amministratore che governa utenti, dispositivi e condivisioni, e i contenuti restano dell'organizzazione anche quando chi li ha scritti se ne va. Con un account gratuito nessuna di queste tre cose è vera.

Google Workspace è gratuito?

No, è un abbonamento a pagamento con un periodo di prova. Le applicazioni hanno versioni gratuite per uso personale, ma quelle non permettono di lavorare con un indirizzo sul dominio aziendale né danno all'organizzazione i controlli di amministrazione, che sono la ragione per cui un'azienda paga. Esistono profili dedicati per le organizzazioni non profit idonee, gestiti attraverso il programma Google for Nonprofits.

Quali sono le applicazioni comprese in Google Workspace?

Il nucleo è Gmail per la posta, Calendar per i calendari, Drive per i file, Documenti, Fogli e Presentazioni per la produzione, Meet per le riunioni video e Chat per la messaggistica interna. Accanto ci sono Moduli per la raccolta delle risposte, Vids per i video e, nelle versioni superiori, gli strumenti di conservazione e di controllo pensati per l'amministrazione. Quali applicazioni e quali funzioni siano attive dipende dalla versione sottoscritta e dalle scelte dell'amministratore, che può spegnerne alcune per tutto il dominio.

Gemini è incluso in tutti i piani di Google Workspace?

Dal 15 gennaio 2025 le funzioni di intelligenza artificiale generativa sono incluse nei piani Business ed Enterprise senza componente aggiuntivo, e gli add-on Gemini per le applicazioni Workspace non sono più in vendita. Quali funzioni siano disponibili e con quali limiti varia però fra le versioni, quindi la verifica va fatta sulla propria: la pagina dei piani di Google è il posto dove leggerlo, non il ricordo di un annuncio.

I dati aziendali che passano da Gemini servono ad addestrare i modelli di Google?

I prompt degli utenti sono trattati come dati del cliente ai sensi del Cloud Data Processing Addendum, e Google si impegna a non usare i dati del cliente per addestrare o affinare i propri modelli generativi senza un'autorizzazione o un'istruzione preventiva del cliente. Resta responsabilità dell'organizzazione governare che cosa l'assistente possa vedere, perché Gemini accede a quello a cui accede l'utente che lo sta usando.

Avere l'addendum sul trattamento dei dati con Google basta per l'AI Act?

No, e sono due adempimenti distinti. L'addendum riguarda la protezione dei dati personali e il rapporto fra titolare e responsabile del trattamento. L'AI Act guarda invece a chi fornisce e a chi utilizza il sistema di intelligenza artificiale: l'azienda che accende Gemini sul proprio dominio è un deployer e gli obblighi del deployer restano suoi, a partire da quello di alfabetizzazione dell'articolo 4, applicabile dal 2 febbraio 2025. Nessun contratto con il fornitore lo sostituisce.

Da quando l'AI Act si applica per intero?

Il regolamento (UE) 2024/1689 è in vigore dal 1° agosto 2024, con un'applicazione a scaglioni: pratiche vietate e obbligo di alfabetizzazione dal 2 febbraio 2025, governance e obblighi sui modelli per finalità generali dal 2 agosto 2025, applicazione generale dal 2 agosto 2026, e le disposizioni sui sistemi ad alto rischio inseriti in prodotti già regolati dal 2 agosto 2027.

Il passaggio da G Suite a Google Workspace è stato un cambio di nome; l'ingresso di Gemini nei piani è stato un cambio di perimetro, e ha spostato una decisione dal reparto IT al tavolo in cui si decide chi risponde di che cosa. La suite continua a fare bene il mestiere per cui la si compra, che è togliere all'azienda la manutenzione di un server di posta e di un disco condiviso. La parte nuova è che dentro quegli strumenti ora lavora un assistente che legge tutto quello che l'azienda ha scritto, e su quello il contratto con il fornitore risponde a una domanda sola. L'altra, quella dell'alfabetizzazione e della responsabilità di chi usa, resta al suo posto, e aspetta che qualcuno la prenda in mano.