CRM gratis: come scegliere il migliore per la tua azienda

Il foglio di calcolo con le trattative in una colonna, le mail importanti sparse fra tre caselle personali e la memoria di chi vende come unico posto in cui la storia di un cliente esiste per intero: è da qui che parte, quasi sempre, la ricerca di un CRM gratuito. La domanda con cui si arriva su Google è pratica, quale sia il migliore fra quelli che non si pagano, e su quella domanda la prima pagina restituisce oggi quasi soltanto aziende che stanno presentando il proprio piano gratuito.

Vale la pena guardare quel mercato dal lato del venditore, prima che da quello di chi compra. La query italiana “crm gratuito” e le sue varianti valgono circa 590 ricerche al mese, con una competizione alta e un costo per clic che secondo i dati Google Ads si aggira sui 12 euro. È una cifra che dice tutto quello che serve sapere sul significato commerciale della parola gratis: nessuno paga dodici euro per portarsi in casa una persona a cui non ha intenzione di vendere niente. Il piano gratuito non è un regalo e non è nemmeno un inganno, è il primo passo di un percorso di prezzo, e conviene leggerlo per quello che è.

Questa guida serve a leggerlo.

Non elenca i dieci CRM gratuiti dell'anno, perché quell'elenco esiste già in una dozzina di copie e invecchia in tre mesi, ma spiega la meccanica con cui i piani gratuiti sono costruiti, dove esattamente si interrompono e che cosa succede al conto quando un ecommerce inizia a funzionare.

Una precisazione di trasparenza, dovuta prima di cominciare: ICT Sviluppo è partner Shopify e implementa progetti CRM, quindi il nostro non è uno sguardo neutro; i numeri che seguono vengono dalle pagine ufficiali dei produttori e sono verificabili uno per uno.

Che cosa stai comprando quando un CRM è gratis

Un piano gratuito è quasi sempre costruito su una risorsa che il fornitore misura e una che regala. Regala le funzioni, perché una volta scritto il software costa poco replicarlo, e misura invece la cosa che cresce quando l'azienda cresce, cioè i contatti in archivio, le persone raggiungibili, i messaggi spediti. È una scelta di progettazione elegante dal punto di vista di chi vende, perché lega il momento in cui inizi a pagare al momento in cui lo strumento ha iniziato a servirti, e va riconosciuto che come modello è più onesto di un canone chiesto prima di aver dimostrato niente.

Il punto delicato arriva quando questo modello incontra un ecommerce, perché un ecommerce genera contatti come effetto collaterale del proprio funzionamento normale. Un negozio fisico raccoglie un'anagrafica solo quando qualcuno decide di lasciarla; un negozio online raccoglie un indirizzo email a ogni checkout iniziato, a ogni richiesta di disponibilità, a ogni resa. La variabile su cui il piano gratuito è tarato, in altre parole, non è governata dal reparto marketing: la governa il traffico.

Da qui nasce la sola domanda che vale davvero la pena porsi davanti a un piano gratuito, e non è quale sia il migliore. È: su quale unità di misura mi stanno contando, quanto ne produco al mese senza fare niente di particolare, e che cosa succede il giorno in cui la supero. Le risposte sono diverse per ciascuno strumento, cambiano la decisione più di qualunque confronto per funzioni, e stanno a monte di che cosa faccia in generale il CRM per l'ecommerce, che è una materia a sé.

HubSpot: il contatto diventa a pagamento quando decidi di scrivergli

HubSpot ha inventato la categoria del CRM gratuito e ne ha fatto una macchina di acquisizione, e la sua distinzione fra contatti marketing e contatti non marketing è il meccanismo più istruttivo di tutto il settore.

La sua documentazione distingue fra contatti marketing e non marketing senza giri di parole: soltanto i primi rientrano nella fascia che si acquista e influiscono sul costo dell'abbonamento, mentre gli altri non contano e non vengono fatturati.

Con gli strumenti gratuiti e con il CRM di HubSpot si possono raccogliere fino a mille contatti non marketing senza costi.

Sono archivio a tutti gli effetti, con la scheda, lo storico, le attività, e per un'azienda che ha bisogno di ordine e non di campagne è un'offerta seria, che nessuno dovrebbe liquidare come un'esca. Il confine cade in un punto preciso: le email marketing, i pubblici di contatti nello strumento pubblicità e le azioni marketing nei workflow funzionano soltanto sui contatti marchiati come marketing.

Il che significa che il contatto in HubSpot diventa un costo esattamente nell'istante in cui decidi di scrivergli. Finché ti serve sapere chi è, è gratis; nel momento in cui ti serve mandargli una campagna, entra nella fascia che paghi. Per un'azienda che vuole fare più email marketing, cioè per il caso in cui questa ricerca nasce nove volte su dieci, il piano gratuito di HubSpot è precisamente lo strumento che si scavalca al primo passo utile. Quanto costi il passo successivo è una questione a sé, e i prezzi di HubSpot cambiano abbastanza spesso da meritare una verifica a parte.

Una nota sul limite mensile di invio, dove preferiamo lasciare una riga in meno piuttosto che una sbagliata. La base di conoscenza HubSpot documenta che il limite di invio si azzera all'inizio di ogni mese di calendario e che la soglia dipende dalla sottoscrizione, ma la cifra esatta prevista per gli strumenti gratuiti non ci è stato possibile confermarla su una pagina ufficiale in questa verifica: circola molto nei forum della community, che non è una fonte, e per questo non la riportiamo. Chi valuta HubSpot la trova nel proprio account, sotto i limiti della sottoscrizione, e quello è il numero che fa fede.

Klaviyo: duecentocinquanta profili, e il conteggio non chiede il consenso

Klaviyo arriva da un'altra direzione e negli ultimi anni si è riposizionato con decisione, presentandosi come il CRM costruito per il B2C e articolando la piattaforma in tre parti, marketing, analytics e servizio, sopra un livello dati proprietario. Chi vende online lo conosce come lo strumento di email e SMS che sta attaccato al catalogo e al comportamento di acquisto; nei progetti Shopify che passano dalle nostre mani è il nome che ricorre più spesso quando si parla di email, e lo diciamo come osservazione nostra e non come quota di mercato, perché di quote verificabili su questo non ne esistono.

Il suo piano gratuito, secondo la pagina ufficiale che confronta piani gratuiti e a pagamento, si fonda su due numeri: 250 profili attivi e 500 email al mese. Ci si può restare a tempo indeterminato, ed è giusto dirlo, perché la promessa di gratuità non ha una scadenza nascosta; superata una delle due soglie, però, non si viene spostati su un piano a pagamento in automatico, si perde la possibilità di inviare, comprese le email dei flussi già attivi, finché non si rientra sotto il limite.

La definizione di profilo attivo è la parte che chi ha un ecommerce dovrebbe leggere due volte. Conta come attivo qualunque profilo che possa essere raggiunto via email attraverso Klaviyo, indipendentemente dallo stato del consenso, e quindi vi rientra anche chi ha lasciato il proprio indirizzo nella pagina di checkout senza mai iscriversi a niente. Il contatore, detto in modo concreto, si muove con il traffico del negozio e non con le iscrizioni alla newsletter, ed è per questo che duecentocinquanta profili durano molto meno di quanto la cifra faccia pensare.

Vale la pena fare il conto per esteso, perché è il conto che nessuno fa. Un negozio che chiude una trentina di ordini al mese, se converte circa un checkout avviato su tre, di checkout ne avvia un centinaio, e ognuno di quei cento lascia un indirizzo che entra nel conteggio: la soglia dei duecentocinquanta si tocca nel corso del terzo mese, e la si tocca mentre il negozio sta facendo esattamente quello che deve fare. Chi converte meglio arriva più tardi, chi converte peggio prima, ma l'ordine di grandezza è quello. Le cinquecento email mensili, poi, sono meno di una singola campagna a un indirizzario di mille persone. Il piano gratuito di Klaviyo è un ambiente di prova onesto e ben fatto; come base per fare più email marketing su un ecommerce che vende, non regge il primo mese buono.

Shopify: diecimila email al mese, e il conto non è sui contatti

Sul piano gratuito c'è però un'anomalia che vale la pena mettere in fila con le altre, e riguarda lo strumento di email marketing incluso in Shopify, oggi dentro Shopify Messaging. La documentazione ufficiale sui prezzi indica 10.000 email gratuite per ogni mese di calendario, condivise fra tutte le campagne e le automazioni; le email non usate non si cumulano, e oltre la soglia si paga a consumo, un dollaro ogni mille email fino a trecentomila, poi 0,65 dollari ogni mille oltre le trecentomila e 0,55 oltre le settecentocinquantamila.

Due dettagli di quella pagina cambiano il conto più della soglia stessa. Il primo è che le automazioni di checkout abbandonato sono sempre gratuite e non intaccano il limite mensile, e siccome il recupero del carrello è il flusso che per un negozio nuovo produce quasi tutto il ritorno dell'email marketing, la parte che rende viene esclusa dal contatore. Il secondo è che non si paga niente finché l'eccedenza non arriva a mezzo centesimo, cioè il modello è a consumo reale e non a fascia.

La differenza strutturale rispetto ai due strumenti di prima sta tutta qui: Shopify misura gli invii, non i contatti in archivio. Il numero di persone che hai in anagrafica, quello che in un ecommerce cresce da solo, non genera alcun costo; genera costo soltanto la decisione esplicita di scrivere a qualcuno. Chi ha un negozio Shopify e sta valutando un CRM gratuito per fare email marketing dovrebbe fare i conti su questa base prima che su qualunque altra, e il funzionamento del contatore, con gli esempi di calcolo, sta nella guida su come si mandano email gratis con Shopify.

Detto questo, sarebbe disonesto lasciar credere che lo strumento nativo copra il lavoro di un CRM, e non lo copre. Shopify tiene l'anagrafica, i segmenti costruibili nell'amministrazione e la storia degli ordini, che per molti negozi piccoli e medi sono quanto serve davvero, ma non ha la profondità di un sistema pensato per il ciclo di vita del cliente: non gestisce una pipeline commerciale con più persone che ci lavorano, non tiene il servizio clienti e le conversazioni dentro la stessa scheda, non fa scoring né campagne costruite su comportamenti incrociati. Il momento in cui uno di questi bisogni diventa reale è il momento in cui un CRM va affiancato, e quali CRM si integrano con Shopify, con che architettura e a quale costo di progetto, è un tema tecnico a sé.

Quello che il piano gratuito non ti dà, e che si scopre dopo

Oltre alle soglie, un piano gratuito rinuncia a cose che sul momento sembrano dettagli di forma e che alla prova dei fatti pesano. Klaviyo, per restare al caso documentato, mette il proprio marchio nel piè di pagina di tutte le email spedite dagli account gratuiti, e per togliercelo bisogna passare a un piano a pagamento; l'assistenza via email è garantita ai clienti gratuiti per i primi sessanta giorni dall'iscrizione, dopodiché restano la community e i materiali di formazione, mentre la chat è riservata ai paganti.

Il conto vero di quelle due righe non si misura in euro. Un negozio che manda comunicazioni con il logo di un fornitore nel piede sta dicendo al proprio cliente qualcosa che non voleva dire, e un problema di deliverability che arriva al sessantunesimo giorno si affronta leggendo articoli invece di parlare con qualcuno, in una materia dove sbagliare per due settimane costa la reputazione del dominio da cui spedisci.

C'è poi la questione di dove i dati stanno e di che cosa ci si può portare via, che nella ricerca italiana emerge con insistenza, tanto che fra le ricerche correlate a crm gratuito compaiono sia crm gratuito italiano sia crm gratuito open source. La domanda dietro quelle due formulazioni è la stessa, e non è ingenua: chi tiene l'anagrafica dei miei clienti, con quali garanzie contrattuali, e in che forma potrò riprendermela il giorno in cui cambio strumento. Non è una consulenza legale, questa, ed è materia su cui va sentito chi si occupa di protezione dei dati in azienda; sul piano tecnico, però, la scelta fra un servizio in cloud e un sistema installato in casa cambia le risposte in modo sostanziale.

Che cosa ha cambiato l'AI in questa decisione

Chi cerca un CRM gratuito oggi incontra una SERP diversa da quella di due anni fa, e la differenza è misurabile. Sulle cinque query italiane per cui questa pagina si posiziona, dalla testa crm gratuito fino a crm free, è presente un blocco di panoramica generata dall'AI, che occupa la prima posizione assoluta e risponde prima di qualunque risultato organico. Verificato sulla SERP italiana ad agosto 2026: la panoramica per crm gratuito nomina HubSpot, Bitrix24, Salesforce Free e Brevo, e le sue fonti sono le pagine commerciali degli stessi produttori, due blog di fornitori concorrenti, un thread di Reddit e due video.

L'aspetto interessante è come quella risposta finisce. Dopo aver elencato gli strumenti, chiede al lettore quanti utenti useranno il CRM e quali funzioni gli servano di più, e si offre di aiutarlo a scegliere una volta ottenute quelle informazioni. La macchina, in altre parole, arriva fino al punto in cui la decisione richiede di conoscere il caso concreto, e lì restituisce la domanda a chi l'aveva fatta. Le due informazioni che chiede sono esattamente quelle che determinano il costo: quante persone e quale uso.

Sul versante dei prodotti, l'intelligenza artificiale è diventata l'argomento con cui questi strumenti si presentano: Klaviyo si descrive oggi come piattaforma di email e SMS con l'AI in evidenza, e mette l'analisi fra i tre pilastri della propria offerta insieme a marketing e servizio. Che cosa la fascia gratuita includa e che cosa resti ai piani superiori, su questo fronte, cambia troppo spesso perché abbia senso fissarlo in un articolo: si legge sulla pagina dei piani nel momento in cui si decide. Quello che invece si può dire, e vale a prescindere dal fornitore, è che cosa si ottenga in concreto facendo analisi predittiva sui dati di un CRM, perché lì la variabile decisiva non è la licenza ma la qualità del dato.

Una conseguenza pratica per chi valuta, e vale più di qualunque tabella comparativa: con una panoramica AI in testa alla SERP, la fascia gratuita di questi prodotti è ormai una vetrina che viene letta e riassunta da una macchina prima che da una persona. I produttori la progettano sapendolo, e la generosità apparente dei limiti pubblicati va guardata con quella consapevolezza.

Come si decide, in pratica

La decisione si prende con tre conti, e nessuno dei tre riguarda l'elenco delle funzioni. Il primo: quanti contatti nuovi produce il negozio in un mese senza che nessuno faccia campagne, contando i checkout iniziati e non solo gli ordini conclusi. Il secondo: quante email si vogliono mandare in un mese quando l'attività sarà a regime, e non oggi. Il terzo: che cosa costa il piano immediatamente successivo a quello gratuito nello strumento che si sta valutando, perché è quello il prezzo reale della scelta e non lo zero della fascia di ingresso.

Fatti i tre conti, la risposta alla domanda di partenza si scrive quasi da sé. Il piano gratuito è la scelta giusta, e senza riserve, in due casi: quando il bisogno vero è mettere ordine in un'anagrafica e in uno storico di trattative, senza spedire campagne, e lì il CRM gratuito di HubSpot fa un lavoro che molti strumenti a pagamento non fanno meglio; e quando si sta imparando lo strumento su un negozio che ancora non vende, dove i duecentocinquanta profili di Klaviyo bastano per costruire i flussi e vederli funzionare prima di metterci dei soldi.

Il piano gratuito è invece la scelta sbagliata quando l'obiettivo dichiarato è fare più email marketing su un ecommerce che ha già traffico, perché in quel caso si sta scegliendo uno strumento sulla base di un prezzo che cesserà di applicarsi nel giro di poche settimane, e la migrazione fatta di fretta a soglia superata è più costosa del canone che si voleva evitare. Per chi vende su Shopify c'è una terza via che i confronti di solito non nominano: usare l'email marketing nativo finché i diecimila invii mensili bastano, e prendersi il tempo per scegliere il CRM con calma, tenendo la decisione sui contatti separata da quella sulle spedizioni.

A questo ragionamento esiste un'obiezione seria, e va nominata perché è quella che farebbe chiunque abbia gestito un budget: partire gratis e pagare solo quando i numeri lo giustificano è precisamente la scelta razionale, il costo della migrazione è ipotetico, e una buona parte delle aziende non arriverà mai alla soglia. Su quest'ultimo punto l'obiezione ha ragione, e chi resta stabilmente sotto i volumi ha fatto bene a non pagare niente. Dove non ha ragione è sul contenuto del costo: quando si cambia strumento non si sposta un abbonamento, si perde lo storico, cioè gli eventi di comportamento, le performance accumulate dei flussi e la reputazione costruita dal dominio su quel fornitore, che sono la parte che rende un'automazione efficace e l'unica che non si esporta. E si perde nel momento in cui la soglia si supera, che per costruzione è il mese in cui il negozio sta vendendo di più.

Un'ultima avvertenza sul contesto in cui si vende. Tutti i piani gratuiti di cui abbiamo parlato sono tarati sul commercio verso il consumatore, dove il valore sta nel volume dei contatti; in una struttura che vende a rivenditori o ad aziende, con pochi clienti, cicli lunghi e più persone dentro la stessa trattativa, il conto cambia natura e le soglie sui contatti diventano quasi irrilevanti rispetto alla gestione della pipeline. Chi si trova in quella situazione farebbe bene a partire da che cosa fa il CRM nel B2B, e non da un confronto fra fasce gratuite.

Domande frequenti

Qual è il miglior CRM gratuito?

Non esiste una risposta valida in astratto, e chi la dà sta vendendo qualcosa. La scelta dipende da quale unità di misura il piano gratuito conta e da quanto ne produce la tua azienda: se il bisogno è archiviare e organizzare senza spedire campagne, il CRM gratuito di HubSpot è il più solido, con il limite dei contatti non marketing compresi senza costi; se il bisogno è provare flussi di email su un negozio che ancora non ha volumi, il piano gratuito di Klaviyo con 250 profili attivi e 500 invii mensili è pensato per quello. Se invece l'obiettivo è spedire davvero, nessuno dei due è la risposta e conviene ragionare sul primo piano a pagamento.

Un CRM gratuito resta gratuito per sempre?

Il piano in sé sì, nel senso che non ha una scadenza temporale: su Klaviyo, per esempio, la documentazione ufficiale dice che si resta sul gratuito a tempo indeterminato finché si sta sotto le soglie. Quello che non resta costante è la posizione dell'azienda rispetto a quelle soglie, ed è per questo che la formula gratuito per sempre risponde a una domanda diversa da quella che l'utente sta ponendo. La domanda utile non è se il piano scada, è quanto ci vorrà a superarlo.

Si può fare un CRM gratis con un foglio di calcolo?

Per una fase iniziale funziona, e funziona meglio di un CRM configurato male: un foglio condiviso con le trattative, la data dell'ultimo contatto e il prossimo passo copre il bisogno di molte aziende piccole. Si rompe in tre punti prevedibili, e sono sempre gli stessi: quando le persone che scrivono nel foglio diventano più di due e le versioni si moltiplicano, quando serve sapere che cosa è stato detto a un cliente e la risposta sta in una casella di posta personale, e quando si vuole spedire una comunicazione a un sottoinsieme di contatti scelti per comportamento, che è precisamente ciò che un foglio non sa fare.

Esiste un CRM gratuito italiano?

La domanda nasconde due esigenze diverse, e conviene separarle perché portano a scelte opposte. Se si cerca l'interfaccia e l'assistenza in italiano, molti prodotti internazionali la offrono e la questione si risolve leggendo quali lingue coprono le pagine di supporto. Se invece si cerca la garanzia su dove i dati risiedono e con quali condizioni contrattuali, quella non si legge nella lingua del menu ma nei termini del servizio, e sulle fasce gratuite i termini sono di norma meno favorevoli che sui piani a pagamento. È una verifica da fare prima della scelta e con chi in azienda risponde della protezione dei dati.

Klaviyo è un CRM?

Klaviyo si presenta come il CRM costruito per il B2C, e sul terreno del commercio verso il consumatore la definizione ha una sua legittimità, perché tiene insieme dati di acquisto, comportamento e canali di comunicazione in un unico posto. Con l'idea di CRM che ha in testa chi vende a un'altra azienda, invece, non coincide: lì il centro sono le trattative, le persone dentro un'organizzazione cliente e le fasi di una vendita che dura mesi, ed è un impianto diverso: è il terreno su cui si capisce come funziona Salesforce e perché costa quello che costa.

Il conto che conviene fare prima

La domanda con cui si arriva a questa ricerca, quale sia il migliore fra i CRM gratuiti, ne nasconde una più utile: dove finisce quel gratuito, e quanto manca. È un conto che si fa in mezz'ora con i propri numeri di traffico e le pagine dei prezzi aperte, e che risparmia la migrazione affrettata che quasi sempre arriva dopo. Quando la valutazione riguarda un progetto strutturato, con un negozio che vende e un CRM da collegarci, è il genere di conto che nell'implementazione di progetti CRM facciamo insieme al cliente prima di scegliere lo strumento, e non dopo.