Preventivo sito ecommerce: da cosa dipende il costo e come leggerlo

Chiedere un preventivo per un sito ecommerce e ricevere cifre che vanno dal quasi gratis alle centinaia di migliaia di euro è un'esperienza comune, e a ragione disorientante. Lo stesso identico progetto, descritto con le stesse parole a tre fornitori diversi, può tornare indietro con tre numeri che non hanno quasi nulla in comune.

Il motivo è semplice. Sito ecommerce non è un oggetto, è una famiglia di progetti molto diversi tra loro. Dietro la stessa etichetta si nascondono scelte tecnologiche, livelli di personalizzazione e integrazioni che spostano di un ordine di grandezza il totale del preventivo. Capire quali sono quelle scelte è l'unico modo per leggere un preventivo, confrontarlo con gli altri e riconoscere quando una cifra è troppo bassa per essere vera.

Se hai ancora dubbi su come funziona un ecommerce nei suoi meccanismi di base, conviene partire da lì. Qui do per scontato il funzionamento e mi concentro su una sola domanda: da cosa dipende il costo, e come si legge il preventivo che ti ritrovi tra le mani.

Perché due preventivi per lo stesso ecommerce sembrano parlare lingue diverse

Un preventivo è lo specchio di un approccio, non un listino. Tre leve, più di tutte le altre, decidono dove si colloca la cifra finale: la piattaforma su cui si costruisce il negozio, il livello di personalizzazione del tema e della user experience, e la quantità di integrazioni con il resto dei sistemi aziendali. Due fornitori che partono da ipotesi diverse su questi tre punti producono numeri lontanissimi, anche in perfetta buona fede.

A queste si aggiunge una quarta variabile, che riguarda chi fa il lavoro. Un programmatore che lavora da solo costa meno di una struttura organizzata, ma porta con sé garanzie diverse sul risultato, sui tempi e sulla continuità nel tempo. Non è un giudizio di valore, è un fatto da mettere in conto quando si confrontano due cifre: spesso non stanno quotando la stessa cosa.

C'è infine un discrimine che vale più di ogni tabella di prezzi: un preventivo serio nasce da un'analisi delle esigenze, uno improvvisato nasce da un'intuizione. Senza aver capito che prodotti vendi, con che gestionale lavori, su quanti mercati vuoi essere presente e quali processi devi automatizzare, qualsiasi numero è un tiro al bersaglio. La cifra giusta arriva dopo le domande giuste, non prima.

Le voci che compongono il preventivo di un sito ecommerce

Qualunque preventivo serio, al di là della piattaforma scelta, si scompone in poche voci ricorrenti. Conoscerle permette di smontare qualsiasi offerta e capire cosa si sta davvero pagando. Sono cinque.

1. La piattaforma e l'abbonamento

La prima discriminante è se appoggiarsi a una piattaforma in cloud con un abbonamento oppure installare un software su un proprio server. Nel modello SaaS, quello di Shopify, l'infrastruttura è inclusa nel canone: server, aggiornamenti, sicurezza e scalabilità non sono voci di preventivo separate, ma parte del servizio. È anche l'unica riga del preventivo che potete verificare da soli, perché è pubblica: i prezzi dei piani di Shopify stanno a listino e vanno dalle poche decine di euro al mese alla versione enterprise, Shopify Plus. Se un fornitore è vago proprio qui, dove basta guardare, immaginate cosa succede sulle voci che a listino non ci sono. Se poi la distinzione fra i due piani non vi è chiara, ho approfondito le differenze fra Shopify e Shopify Plus in un articolo dedicato.

2. Il tema e la user experience

È la voce che più fa ballare il preventivo, perché può incidere pochissimo o moltissimo. Si va da un tema ufficiale impaginato così com'è, alla personalizzazione spinta di un tema acquistato, fino a un tema costruito da zero sull'identità del brand. Un ecommerce non è un sito di tre pagine: ragiona a modelli, la home, la pagina prodotto, la lista di categoria, il carrello, il checkout, le pagine statiche, ognuno con le sue varianti. Più si vuole un'esperienza riconoscibile e su misura, più sale questa voce.

3. La configurazione del negozio

È il lavoro meno visibile e più sottovalutato. Una volta scelta la piattaforma, tutto va impostato perché funzioni con il tuo business: i metodi di pagamento, da Shopify Payments a Stripe, da PayPal alle soluzioni di pagamento dilazionato, le tariffe e le zone di spedizione con i diversi vettori, la fiscalità per i vari Paesi, le regole di fatturazione. È un lavoro che richiede un project manager che raccolga e allinei le esigenze, e qualcuno che le traduca in configurazioni corrette. Non aggiunge funzioni vistose, ma senza non si va in linea.

4. Le funzioni aggiuntive e le app

Quasi nessun progetto si accontenta delle funzioni di base. Servono la ricerca avanzata con i filtri, la wishlist, la gestione strutturata dei resi, strumenti per le spedizioni, e talvolta sviluppi su misura per esigenze specifiche del business. Su Shopify una parte di questi bisogni si copre con app di terze parti dallo store, una parte con app private sviluppate per il singolo progetto. Anche l'ottimizzazione del checkout rientra qui, ed è spesso il punto dove un'esperienza ben fatta si traduce in vendite. La voce dipende da quante app si installano e quante se ne sviluppano.

5. La data integration con i sistemi aziendali

Aprire un ecommerce significa tenere allineate le giacenze, riversare ordini e anagrafiche nel gestionale, emettere i documenti, gestire listini e resi. Per farlo serve quasi sempre un connettore, cioè la data integration tra il negozio e l'ERP, e a volte anche con PIM, OMS o i sistemi che gestiscono i marketplace. In un progetto serio è una voce difficile da evitare, e il preventivo che la dimentica non sta quotando un ecommerce vero, ma una vetrina scollegata dal resto dell'azienda.

Le voci che nel preventivo non ci sono, e arrivano dopo

Un preventivo fotografa il costo di partenza. Un ecommerce, però, è un costo ricorrente: il canone della piattaforma, le commissioni su ogni transazione, gli abbonamenti mensili delle app installate, il presidio tecnico nei mesi dopo il lancio, le evolutive che nessuno chiama evolutive finché non servono. Le prime due sono pubbliche e verificabili da soli, gradino per gradino, nel confronto fra i piani di Shopify, e sulle commissioni riservano più sorprese di quante ne riservi il canone. Le altre nel documento spesso non compaiono, perché nessuno le ha chieste, e nel primo anno pesano molto più di quanto si immagini. Chiederle in fase di offerta è il modo più rapido per capire chi ha pensato al dopo e chi ha pensato solo alla consegna.

È anche il punto in cui il preventivo open source più basso degli altri mostra il trucco. Il mondo open source, da PrestaShop a Magento, oggi Adobe Commerce, sembra a costo zero perché la licenza non si paga. Ma il costo non sparisce, si sposta: sviluppo, manutenzione, aggiornamenti, sicurezza, gestione dei server. Sono spese che nel preventivo iniziale non compaiono e che si presentano dopo, di solito nel momento meno comodo. Una cifra molto più bassa delle altre, spesso, non è più conveniente: è solo incompleta. Il metodo per rimettere in fila tutte le voci, e confrontare davvero SaaS e open source, sta nell'articolo sul costo totale di possesso fra Adobe Commerce e Shopify Plus. Sul perché eviti certe scelte, invece, ho scritto senza troppi giri di parole nell'articolo su perché WooCommerce è la scelta peggiore per un ecommerce aziendale.

L'ordine di grandezza, con i piedi per terra

Una premessa vale per ogni cifra che segue: è un budget di minima, un punto di partenza e non un preventivo. Il supporto alle configurazioni e lo sviluppo delle funzioni più complesse possono farla salire parecchio, e solo un'analisi preliminare trasforma un ordine di grandezza in un numero affidabile. Detto questo, un riferimento concreto serve, se non altro per capire se l'offerta che avete in mano sta dentro il campo da gioco.

Mettendo insieme tema, configurazioni, qualche funzione aggiuntiva e il connettore con il gestionale, un progetto ecommerce strutturato che non sceglie la strada headless si colloca in media, sulla base del nostro storico, tra i 40.000 e i 130.000 euro. È volutamente un intervallo largo, perché la scomposizione voce per voce, quanto pesa il tema, quanto la data integration con l'ERP, quanto ogni mercato aggiuntivo, sta tutta in un pezzo a parte: quanto costa un progetto ecommerce con Shopify Plus. Chi deve costruire un budget da zero parte da lì. Chi invece ha già un'offerta sul tavolo e deve capire se regge può restare qui: da questo punto in poi si parla solo di come si legge.

Un'avvertenza su cui torno spesso: sotto certe soglie, conviene diffidare. Un ecommerce custom completo a poche migliaia di euro non esiste, o meglio esiste, ma qualcosa funzionerà male, e il risparmio iniziale si paga dopo con gli interessi.

Come leggere e confrontare un preventivo ecommerce

Un preventivo che merita fiducia non è un numero secco in fondo a una pagina. Contiene, o dovrebbe contenere, una fase di analisi o discovery da cui tutto il resto discende, le fasi di lavoro con tempi e responsabilità, l'indicazione chiara di cosa è incluso e cosa no. Tra le cose incluse di un fornitore serio ci sono di norma un periodo di correzione bug dopo il lancio, qualche ora di formazione per il team del cliente e un numero definito di revisioni grafiche. Sapere dove finisce il perimetro è importante quanto sapere quanto costa.

Ci sono poi alcune bandiere rosse che, con l'esperienza, fanno alzare un sopracciglio. Una cifra molto più bassa delle altre, che di solito significa un perimetro diverso o nascosto. Un tema spacciato per custom che in realtà è un tema comprato e ritoccato. L'assenza totale di una fase di analisi, segno che si sta indovinando. E soprattutto un preventivo che non nomina mai la data integration con il gestionale, quando il progetto la richiede: è la voce che più spesso viene dimenticata, e quella che più spesso fa esplodere i costi in corsa.

Rendere confrontabili due offerte

Il confronto fra preventivi è quasi sempre viziato alla radice, perché si confrontano documenti che quotano cose diverse. Il rimedio è banale e quasi nessuno lo applica: normalizzare il perimetro prima di chiedere il numero. Si scrive una sola lista, la stessa per tutti, con i modelli di pagina previsti, le lingue e i mercati, i sistemi con cui il negozio deve dialogare, le funzioni che non possono mancare. Poi la si manda a tutti i fornitori in gara. A quel punto le cifre tornano paragonabili, e le differenze che restano dicono qualcosa di vero sul fornitore.

Poi ci sono tre domande che valgono più di dieci pagine di offerta. La prima: il numero è a corpo o a giornate? Un prezzo a corpo trasferisce il rischio sul fornitore, un prezzo a giornate lo lascia a voi, e le due cose non si confrontano guardando solo il totale. La seconda: cosa succede quando un requisito cambia in corsa, con quale procedura e a quale tariffa? Se la risposta è vaga, il preventivo che state leggendo non è il prezzo che pagherete. La terza: quanto costa il secondo anno? È la domanda che separa chi vi vende un progetto da chi vi vende una consegna.

Dal preventivo al progetto: come lavoriamo in ICT Sviluppo

In ICT Sviluppo un progetto si redige e si quantifica dopo l'analisi delle esigenze di business, mai prima. È il presupposto di tutto, e il motivo per cui un articolo come questo può darti ordini di grandezza ma non il tuo numero. Lavoriamo con una filosofia che mettiamo al primo posto, make it easier: cercare la soluzione più semplice per problemi spesso complessi, e salire verso qualcosa di più articolato solo quando la via semplice non basta. Attorno a un project manager senior, che affianca il cliente come Shopify Expert, lavorano i team che si occupano di tema, sviluppo, configurazioni e supporto al marketing.

Molti dei preventivi che ci vengono chiesti non riguardano un ecommerce nuovo, ma il replatforming di un negozio che già esiste e che inizia a stare stretto, tra costi di manutenzione, lentezze e rigidità. In quel caso al costo del nuovo progetto si aggiunge il lavoro di migrazione verso Shopify, dai dati ai contenuti, dalle URL agli storici dei clienti. È un cantiere che si stima con la stessa logica: prima l'analisi, poi il numero.

Domande frequenti sul preventivo di un sito ecommerce

Quanto costa un sito ecommerce?

Dipende dalle scelte di piattaforma, tema e integrazioni. Come budget di minima, un progetto strutturato su Shopify che non sceglie la strada headless si colloca in media tra i 40.000 e i 130.000 euro, tema e connettore con il gestionale inclusi. Le cifre vanno sempre affinate con un'analisi delle esigenze.

Perché i preventivi per un ecommerce sono così diversi tra loro?

Perché sotto la stessa etichetta si nascondono progetti diversi. Pesano soprattutto la piattaforma scelta, il livello di personalizzazione del tema, le integrazioni con i sistemi aziendali e chi esegue il lavoro. Due preventivi molto distanti, spesso, non stanno quotando la stessa cosa.

Conviene un ecommerce open source per risparmiare?

La licenza open source non si paga, ma il costo si sposta su sviluppo, manutenzione, sicurezza e gestione dei server, spese che arrivano dopo. Per la maggior parte dei progetti una piattaforma SaaS come Shopify risulta oggi più conveniente sul costo totale, perché infrastruttura e aggiornamenti sono inclusi nel canone.

Cosa deve contenere un preventivo serio?

Una fase di analisi da cui parte tutto, le fasi di lavoro con tempi e responsabilità, l'elenco di cosa è incluso e cosa escluso, e una voce esplicita per la data integration quando il progetto la richiede. Di norma includono anche correzione bug post lancio, formazione e un numero definito di revisioni grafiche.

Come si confrontano due preventivi ecommerce molto diversi?

Normalizzando il perimetro prima di chiedere il numero: la stessa lista di modelli di pagina, mercati, integrazioni e funzioni, mandata a tutti i fornitori. Poi si verifica se il prezzo è a corpo o a giornate, come sono gestite le richieste fuori perimetro e quanto costa il secondo anno. Due cifre lontanissime, quasi sempre, non stanno quotando la stessa cosa.

Un preventivo per un sito ecommerce, in fondo, non è il prezzo di un prodotto a scaffale: è la quantificazione di un progetto che ancora non esiste. Più il fornitore è disposto a fare domande prima di scrivere un numero, più quel numero è affidabile. E se il numero arriva senza che nessuno vi abbia chiesto nulla, il problema non è il prezzo.